Rydd i filnavn og mapper før vinterens produksjoner starter
Henrik Solberg går gjennom hvordan du bruker høstmånedene til å samle teamet om én navnestandard og én mappestruktur, før jul- og vinterjobbene fyller disken.
Høsten er tiden for å justere standarden
Mange team har en navnestandard som egentlig bare lever i hodet til én person. Når sommerens prosjekter er levert og kalenderen fortsatt har luft, er det et godt tidspunkt å skrive standarden ned. I de ukene som kommer går de fleste over fra rolige opptak til jobber med kortere frister, og da har ingen tid til å diskutere om dato skal stå først eller sist i filnavnet.
Jeg pleier å anbefale en enkel øvelse: ta tre ferdige prosjekter fra året og se hvordan filene faktisk ble hetende. Du finner raskt ut hvor reglene sluttet å holde. Kanskje kameraangivelsen ble skrevet på tre ulike måter, eller kanskje versjonsnummer ble byttet ut med ord som «ny» og «endelig».
Målet er ikke en perfekt standard, men en som teamet faktisk følger når det er travelt. Start med det som gikk galt sist, og skriv reglene slik at de kan leses på under ett minutt.
Bygg navnet av faste deler
Et godt filnavn består av deler som alltid står i samme rekkefølge. Typisk er det prosjektkode, dato, kamera eller kilde, rull eller kortnummer og et løpenummer. Ved å la hver del ha fast lengde og fast tegnbruk blir sortering i mappen forutsigbar, og du slipper å lese deg gjennom lange lister for å finne ett opptak.
Unngå mellomrom, æ, ø og å i filnavn som skal flyttes mellom systemer. Norske tegn fungerer ofte fint lokalt, men kan skape trøbbel når filer sendes til utenlandske samarbeidspartnere eller lastes inn i eldre programvare. Bruk understrek eller bindestrek som skilletegn, og velg én av dem.
Skriv også ned hvilke ord som er forbudt. «Final», «ny» og «kopi» sier ingenting om innholdet og skaper forvirring når tre personer har hver sin versjon. Bruk i stedet et versjonsnummer som alle forstår.
- Prosjektkode først, så dato i formatet ÅÅÅÅMMDD
- Kilde og kortnummer før løpenummer
- Ingen mellomrom eller spesialtegn
- Versjonsnummer i stedet for ord som «ny»
Mappestrukturen skal speile arbeidsflyten
Mappene bør følge rekkefølgen arbeidet går i: råmateriale, lyd, grafikk, prosjektfiler, eksport og dokumentasjon. Hvis klipperen må lete etter loggene i en undermappe til grafikk, har strukturen feilet. Plasser dokumentasjonen på et sted som er lett å finne, helst øverst i prosjektmappen.
Hold dybden nede. Fire nivåer er som regel nok. Dypere strukturer føles ryddige til å begynne med, men de gjør det vanskelig å se hva som mangler, og de øker sjansen for at noen legger filer på feil sted fordi det er uklart hvor de hører hjemme.
En tom malmappe som kopieres ved hvert nytt prosjekt, er den enkleste måten å sikre at alle starter likt. Den tar ti minutter å lage og sparer timer gjennom vinteren.
Få med hele teamet uten å holde foredrag
En standard som bare instruktøren eller produsenten kjenner til, blir ikke fulgt. Ta heller en kort gjennomgang på et vanlig teammøte, med ett eksempel fra et ekte prosjekt. Vis hvordan det ser ut når det er riktig, og hvordan det ser ut når det ikke er det. Det virker bedre enn en lang regelliste.
Utpek gjerne én person per prosjekt som har ansvar for å kontrollere navn og mapper etter første opptaksdag. En rask sjekk den dagen fanger opp feil mens de fortsatt er enkle å rette. Etter en uke er det ofte kostbart å gå tilbake og omdøpe hundrevis av filer.
Vær tydelig på at standarden kan justeres, men bare på ett sted og av én person om gangen. Da unngår du at hver enkelt fotograf tilpasser reglene etter eget hode.
- Én kort gjennomgang med ekte eksempel
- Ansvarlig for kontroll etter første opptaksdag
- Én eier av standarden som godkjenner endringer
Praktiske tiltak for de neste ukene
Begynn med å samle standarden på én side og legg den i malmappen. Hvis den ligger i en e-post fra i fjor, kommer den ikke til å bli brukt. Legg ved et par eksempler på riktige filnavn, slik at nye medarbeidere kan kopiere mønsteret.
Sett av en halv dag til å rydde ett pågående prosjekt etter den nye standarden. Du får testet reglene på ekte materiale og oppdager hvor de er uklare. Det er bedre å finne svakhetene nå enn midt i en leveranse i desember.
Husk at struktur ikke erstatter backup eller logger. Den gjør dem lettere å bruke. Et ryddig arkiv reduserer risikoen for at noe forsvinner uten at noen merker det, men det garanterer ikke mot alle former for datatap.
Høsten gir en rolig anledning til å gjøre filnavn og mapper til noe teamet deler, ikke bare noe enkeltpersoner husker. Skriv standarden ned, test den på et ferdig prosjekt, lag en malmappe og bli enige om hvem som eier reglene. Det krever lite tid nå og gjør vinterens jobber merkbart enklere å holde orden på, også for den som overtar materialet etter deg.