Ny navnestandard i kurset: filnavn som hele teamet faktisk bruker
Vi har gått gjennom modulen om filnavn og mappestruktur og skjerpet den med mer tid til øvelser på teamets egne filer. Her er hva som er nytt og hvorfor.
Hva vi har endret i modulen
Denne høsten har vi gjort om modulen Filnavn og mappestruktur. Den første versjonen brukte mye tid på å forklare hvorfor orden lønner seg. Deltakerne visste det allerede. Det de manglet var en konkret standard de kunne bygge sammen og ta med hjem til teamet sitt.
Nå starter vi derfor med deltakernes egne mapper. Du tar med et utvalg filnavn fra et reelt prosjekt, og vi går gjennom hva som er lett å forstå og hva som bare gir mening for den som lagde dem. Det er ofte en ubehagelig, men nyttig øvelse.
Resten av modulen bygger videre på det du fant. Vi lager en navnestandard steg for steg, tester den på noen eksempelfiler og justerer den til den tåler en travel opptaksdag.
Vi har også kuttet ned på teori. Det som er igjen, er det du trenger for å ta valg selv og forklare dem til kolleger som ikke har vært på kurs.
- Start med egne filnavn fra et reelt prosjekt
- Bygg standarden i små steg
- Test på eksempelfiler før den tas i bruk
- Mindre teori, flere øvelser
En navnestandard som tåler en opptaksdag
En god standard er kort nok til at folk orker å skrive den, og tydelig nok til at ingen må spørre hva den betyr. Vi anbefaler at hvert filnavn inneholder prosjekt, dato, kamera og løpenummer, i en fast rekkefølge og med samme skilletegn hver gang.
Rekkefølgen har mer å si enn man tror. Når dato kommer først i navnet, sorterer filene seg selv kronologisk i alle programmer. Står kameraet først, havner alt fra kamera A samlet, og da mister du tidsforløpet. Vi viser begge løsningene og lar deltakerne velge ut fra hvordan teamet arbeider.
Vi snakker også om hva som ikke bør stå i et filnavn. Æ, ø og å, mellomrom og spesialtegn kan skape trøbbel når filer flyttes mellom systemer, så vi holder oss til enkle tegn.
Til slutt skriver du standarden ned på én side. Den siden blir stående som fasit når noen er i tvil.
- Prosjekt, dato, kamera og løpenummer i fast rekkefølge
- Dato først gir naturlig kronologisk sortering
- Unngå mellomrom og spesialtegn
Mappestrukturen følger arbeidsflyten
Mappestrukturen skal speile hvordan materialet beveger seg, fra opptak via kopiering til klipp. Vi foreslår en struktur med tydelige nivåer: prosjekt, opptaksdag, kamera og deretter lyd, grafikk og eksport på egne steder.
Poenget er at en ny person skal kunne åpne prosjektmappen og forstå hvor ting hører hjemme uten å spørre. Derfor bruker vi nummererte mappenavn på øverste nivå, slik at rekkefølgen holder seg fast og følger arbeidsflyten.
Vi går også gjennom hva som skjer når strukturen vokser. Små produksjoner trenger sjelden mange nivåer, og for mange undermapper gjør det vanskeligere å finne frem, ikke lettere. Vi hjelper deg å finne et passende dybdenivå for ditt prosjekt.
Maler for mappestruktur følger med modulen, og du kan tilpasse dem til din egen produksjonstype før du tar dem i bruk.
- Nummererte mapper på øverste nivå
- Ikke flere nivåer enn prosjektet trenger
- Maler du kan tilpasse følger med
Slik foregår øvelsene
Øvelsene er lagt opp som korte arbeidsøkter. Du får en rotete mappe med realistiske filer og skal rydde den etter standarden vi har bygget. Deretter bytter du med en annen deltaker, som prøver å finne bestemte opptak uten hjelp fra deg.
Det er en enkel test av om strukturen holder. Finner den andre filene raskt, fungerer systemet. Må vedkommende spørre, ser vi sammen på hva som var uklart og retter opp i standarden.
Henrik Solberg og Marte Lindgren er med som veiledere under øktene, og jeg følger opp med gjennomgang i plenum. Vi legger vekt på at ingen skal sitte alene med spørsmål.
Hver deltaker går hjem med sin egen ferdige standard og mappemal, klar til å legges inn i neste prosjekt.
Hvem modulen passer for
Modulen passer for filmfotografer, produsenter, klippere og små team som jobber med video og har kjent på rotet. Du trenger ingen forkunnskaper utover å ha håndtert videofiler selv. Det viktigste er at du er villig til å legge om rutiner.
Den passer særlig godt hvis flere personer skal bruke samme arkiv. En ensom fotograf kan klare seg med sitt eget system, men så snart en klipper eller produsent skal inn i materialet, blir felles regler avgjørende.
Vi lover ikke at alt blir perfekt. Navnestandarder krever disiplin over tid, og den beste standarden hjelper lite hvis den ikke følges. Det vi kan gi deg, er et solid utgangspunkt og verktøyene til å holde det vedlike.
Modulen er også et godt første steg før du tar fatt på opptakslogger og overlevering, siden de bygger på den samme orden.
- Passer for fotografer, produsenter og klippere
- Ingen forkunnskaper utover erfaring med videofiler
- Mest nyttig når flere deler samme arkiv
Veien videre etter modulen
Når standarden er på plass, er neste steg å få den inn i hverdagen. Vi anbefaler å starte på ett prosjekt, ikke alle på en gang. Velg et lite, overkommelig oppdrag og følg standarden helt til slutt.
Etter prosjektet tar dere en kort gjennomgang: hva fungerte, hva ble hoppet over, og hvorfor? Svarene gir deg et bedre grunnlag for justeringer enn noe vi kan fortelle på forhånd.
Skriv også ned eventuelle unntak underveis, slik at standarden utvikler seg i stedet for å gå ut på dato. En standard som aldri revideres, blir fort ignorert.
Er du usikker på hvordan teamet ditt skal ta rutinene i bruk, kan du ta kontakt via kontaktsiden, så ser vi på hva som passer.
Den reviderte modulen gir deg en navnestandard og en mappestruktur du har bygget og testet selv, ikke bare lest om. Vi garanterer ikke at alt går smertefritt, men du får et konkret utgangspunkt som teamet kan følge og justere. Start gjerne med ett prosjekt, hold standarden på én side og ta en gjennomgang etterpå. Det er slik orden blir en vane, ikke et engangsprosjekt.