Hvor lenge skal vi egentlig beholde opptakene våre?
Spørsmålet om oppbevaringstid kommer oftere enn noe annet i kurset. Her er svarene våre, med utgangspunkt i hva som faktisk avgjør hvor lenge materiale bør ligge i arkivet.
Spørsmålet som går igjen
Nesten hver gang jeg underviser, kommer det et spørsmål før kaffen er drukket: hvor lenge må vi beholde opptakene? Svaret er sjelden et tall. Det er et sett med avgjørelser som produksjonen selv må ta, og som er langt enklere å ta mens prosjektet er ferskt enn to år etter at harddiskene har havnet i en skuff.
Mange tror at oppbevaring først er et spørsmål når lagringsplassen går tom. I praksis er det omvendt: planen bør finnes før første opptaksdag. Da vet teamet hva som skal bevares, hva som kan slettes, og hvem som har ansvaret for å følge opp. Uten plan blir alt liggende, og et arkiv der alt ligger er like vanskelig å bruke som et arkiv der ingenting ligger.
Denne artikkelen tar for seg oppbevaringsdelen av modulen Oppbevaring og tilgangsplan. Tilgangsdelen og vedlikehold kommer vi tilbake til i neste del av samme tema, så her holder vi oss til selve tidsspørsmålet og hva som avgjør det.
Hva avgjør oppbevaringstiden
Oppbevaringstiden styres av noen få forhold. Det første er kontrakten: har oppdragsgiver krav om at rå opptak skal kunne leveres på nytt, står det som regel i avtalen. Det andre er gjenbruksverdien. Intervjuer med personer som er vanskelige å få tak i igjen, bør leve lenger enn tredje kamera fra en sceneopptreden som ikke kom med i klippet.
Det tredje er rettigheter. Musikk, arkivklipp og opptak av personer kan ha vilkår som begrenser bruk eller krever sletting etter en periode. Det fjerde er kostnaden, både i penger og i tid. Hver terabyte som ligger igjen, må sikkerhetskopieres, kontrolleres og flyttes når utstyret eldes.
Vi anbefaler at du skriver svaret ned per prosjekt, i én linje i prosjektmappen, og ikke bare i hodet til produsenten. Da kan en annen i teamet finne det senere uten å spørre.
- Krav i kontrakt med oppdragsgiver
- Gjenbruksverdi for materialet
- Rettigheter og vilkår for musikk og personer
- Kostnad og arbeid ved vedlikehold
Tre nivåer i stedet for ett tall
Det enkleste vi har sett fungere, er å dele materialet i tre nivåer. Det første er leveranser og ferdige filmer, som beholdes i all overskuelig fremtid. Det andre er utvalgt råmateriale: de opptakene som er logget som viktige, og som kan bli brukt igjen. Det tredje er resten, altså proxyer, testopptak og dubletter.
For nivå tre setter du en fast frist, for eksempel noen måneder etter ferdig levering, og sletter etter at noen har kontrollert at leveransen er godkjent. For nivå to velger du en lengre periode og vurderer på nytt når den løper ut. Nivå én trenger ingen frist, men må flyttes til nytt medium med jevne mellomrom.
Fordelen med nivåer er at beslutningen blir liten og gjentakbar. Du trenger ikke vurdere hver fil, bare hvilket nivå den hører til, og loggene du allerede har ført, gjør den vurderingen mye raskere.
Hvem bestemmer, og hvor skrives det ned
Et vanlig problem er at alle antar at noen andre har ansvaret. Produsenten tror klipperen har kopier, klipperen tror fotografen har originalene, og fotografen har formatert kortene. En oppbevaringsplan må derfor ha en navngitt ansvarlig, ikke en rolle som kan bety flere personer.
Planen trenger ikke være lang. En side som sier hva som oppbevares, hvor det ligger, hvor lenge, og hvem som kan godkjenne sletting, er nok for et lite team. Legg den i roten av arkivet, slik at den følger materialet når det flyttes, og dater hver endring.
Vi bruker en slik mal i kurset, og deltakerne fyller den ut for et eget prosjekt i løpet av en økt. Det tar vanligvis under en time, og de fleste oppdager at de allerede kan svaret på de fleste punktene. De hadde bare aldri skrevet det ned.
Vanlige misforståelser
En misforståelse er at to kopier på samme sted er nok. Brann, vann eller tyveri tar begge samtidig. Vi viser hvordan du kan spre kopiene på flere medier og steder, men vi kan ikke love at ingenting går tapt, og det bør heller ingen andre gjøre.
En annen er at et arkiv er ferdig når filene er flyttet inn. Medier eldes, formater endres, og passord blir glemt. Uten en årlig gjennomgang, der du åpner et utvalg filer og sjekker at de faktisk spilles av, vet du ikke om arkivet fungerer før du trenger det.
Den tredje er at sletting er farlig og derfor bør unngås. Sletting etter plan er en del av ryddigheten. Det som ikke slettes, må vedlikeholdes, og til slutt drukner det viktige materialet i det uviktige.
- To kopier på samme sted gir ikke reell sikkerhet
- Et arkiv må kontrolleres, ikke bare fylles
- Planlagt sletting er en del av god orden
Slik kommer du i gang denne høsten
Høsten er en naturlig tid for dette, fordi mange har avsluttet sommerens prosjekter og sitter med fulle disker. Begynn med det siste prosjektet du leverte. Skriv ned hvilket nivå de ulike delene hører til, sett en dato for gjennomgang, og navngi den som er ansvarlig.
Gjør deretter det samme for to eldre prosjekter. Du får raskt et inntrykk av hvor mye som kan frigjøres og hvor mye som må bevares bedre enn i dag. Ikke forsøk å rydde hele arkivet på én gang; det ender som regel med at ingenting blir gjort.
Neste steg er å bestemme hvem som skal ha tilgang til hva. Det er et eget tema med egne avveininger, og vi går inn på det i den neste artikkelen om samme modul.
Oppbevaringstid er ikke et teknisk spørsmål, men en avtale du inngår med deg selv og teamet. Del materialet i nivåer, skriv ned frister og ansvar, og kontroller arkivet med jevne mellomrom. Det gir ingen garanti mot alle former for tap, men det reduserer risikoen og gjør arkivet langt lettere å bruke når noen faktisk trenger det.