Da Anders' team sluttet å lete etter filer og fikk én felles navnestandard
Et lite produksjonsteam brukte hver mandag på å finne riktige klipp. Slik endte de opp med en navnestandard og mappestruktur som alle faktisk følger, og hva de lærte underveis.
Utgangspunktet: fire mapper, fire systemer
Anders driver et lite produksjonsselskap med tre faste folk og noen frilansere. Da han tok kontakt med oss i begynnelsen av høsten, var problemet kjent for mange i bransjen. Hver fotograf hadde sin egen måte å navngi opptak på, og klipperen brukte mye av mandagen på å finne ut hvilke filer som hørte til hvilken innspilling.
Det var ingen som hadde gjort noe galt. Hver enkelt hadde bygget en rutine som fungerte for dem selv. Fotografen sorterte etter dato, produsenten etter kunde, og klipperen etter hva som var ferdig. Så lenge alle jobbet alene gikk det bra, men et prosjekt med flere hender gjorde at ingen lenger visste hvor ting lå.
Anders fortalte at en kunde hadde bedt om en gammel scene for å bruke den i en ny kampanje. Det tok to dager å finne den. Da bestemte han seg for at teamet måtte få en felles standard, og at den måtte være enkel nok til å brukes uten et eget kurs hver gang noen nye kom inn.
Første samtale: hva trengte de egentlig?
Jeg startet ikke med en mal. Jeg ba Anders sende meg tre eksempler på mapper fra siste prosjekter, uten å rydde dem først. Det er alltid mer lærerikt å se hvordan ting faktisk ser ut enn hvordan folk tror de ser ut.
Mønsteret var tydelig. Filnavnene hadde ofte med dato, men ikke alltid i samme rekkefølge. Noen hadde kameranavn, andre ikke. Versjoner hette endelig, endelig2 og endelig_ny. Mappene var dype på noen steder og flate på andre, og ingen kunne si hvorfor.
Vi satte oss derfor ned med hele teamet i én økt og spurte hver enkelt hva de lette etter når de åpnet et prosjekt. Svarene var overraskende like: kunde, prosjekt, opptaksdag og kamera. Det ble grunnlaget for alt vi bygde videre på, og det gjorde at standarden kom fra dem selv og ikke fra meg.
- Se på eksisterende mapper før du lager noe nytt
- Spør hver person hva de lette etter sist
- Bygg standarden på svarene, ikke på en ideell modell
Navnestandarden de endte opp med
Teamet landet på en rekkefølge som alle kunne huske: prosjektkode, dato, kamera og løpenummer. Datoen ble skrevet med år først, slik at filene sorterer seg selv i riktig rekkefølge. Vi ble enige om å unngå mellomrom og særnorske tegn, fordi de skaper problemer når filer flyttes mellom systemer.
Det viktigste var kanskje det de ikke tok med. Vi la ikke inn kommentarer i filnavnet, som «bra take» eller «bruk denne». Slike vurderinger hører hjemme i loggen, ikke i navnet, fordi de endrer seg og fordi navnet da blir langt og uleselig.
Marte i teamet, som ellers ikke er instruktøren her, men en kollega på kundens side, laget et lite ark med to eksempler som hang ved hver arbeidsstasjon. Det hjalp mer enn forventet. Når regelen er synlig akkurat der man trenger den, blir den fulgt uten at noen må huske den.
- Prosjektkode, dato, kamera, løpenummer
- Dato med år først for riktig sortering
- Ingen mellomrom, ingen kommentarer i navnet
Mappestrukturen: færre nivåer enn de trodde
Mange vil lage en detaljert struktur med mapper for alt. Vi gikk motsatt vei og holdt det grunt. Øverst ligger kunde og prosjekt, så kommer tre faste undermapper for råmateriale, lyd og leveranse. Alt annet ble håndtert av filnavnene, ikke av flere mappenivåer.
Grunnen er enkel. Jo flere nivåer, desto flere steder kan en fil havne feil. Med tre faste mapper vet alle hvor ting skal ligge, og klipperen kan åpne et nytt prosjekt og finne veien uten forklaring.
Vi laget også en tom prosjektmappe som kan kopieres hver gang et nytt oppdrag starter. Da er strukturen på plass før første opptak, og ingen må huske å bygge den. Anders sa etterpå at denne ene malen sparte mer tid enn alt annet, fordi den fjernet valget helt.
- Tre faste undermapper per prosjekt
- Grunn struktur, detaljer i filnavnet
- Kopierbar tom prosjektmappe til hvert nytt oppdrag
Det som ikke gikk helt etter planen
Det tok flere uker før alle fulgte standarden. Frilanserne var mest utsatt, siden de kom inn midt i et prosjekt og hadde egne vaner fra andre steder. Et par ganger dukket det opp filer med gamle navn, og vi måtte bestemme om de skulle omdøpes eller bare merkes.
Vi valgte å omdøpe, men bare for pågående prosjekter. Avsluttede jobber fikk ligge slik de var, med en kort tekstfil i mappen som forklarer hvilket system som gjaldt da. Det er ikke pent, men det er ærlig, og det gjør at ingen bruker uker på å rydde i noe som sjelden åpnes.
Jeg lover ikke at ingenting kommer til å bli feilnavngitt igjen. Det vil skje. Poenget er at feilen blir synlig raskt, fordi alle andre filer følger samme mønster, og da er den enkel å rette.
Hva Anders sier nå
Da jeg snakket med Anders noen uker senere, nevnte han først at mandagene hadde endret seg. Klipperen starter nå rett på arbeidet i stedet for å lete, og produsenten kan svare kunden raskt når noen spør etter gammelt materiale.
Han la også merke til noe vi ikke hadde regnet med: teamet snakket mer sammen om prosjektene. Fordi alle brukte samme språk for filene, ble det lettere å si «ta fire fra kamera B» og vite at alle mente det samme.
Det er ikke en stor omveltning, og det er heller ikke poenget. En felles standard fjerner et lite, gjentakende irritasjonsmoment, og det frigjør tid og oppmerksomhet til det teamet egentlig er der for: å lage film.
Historien om Anders' team handler ikke om et genialt system, men om at alle ble enige om det samme. Start med det dere allerede har, spør hver enkelt hva de leter etter, hold strukturen grunn og skriv regelen der den brukes. Da blir navnestandarden noe teamet eier selv, og ikke en mal som ligger ubrukt i en mappe.