Backup før vinteren: rutiner som tåler mørketiden og hektiske opptaksuker
Utover høsten fylles diskene raskt. Slik legger du opp backup på flere medier og kontrollerer at kopiene faktisk virker, før juleoppdragene og de store leveransene kommer.
Hvorfor høsten er tiden for å gå gjennom rutinene
Når bladene faller, øker som regel arbeidsmengden i små produksjonsselskaper. Bedriftsfilmer skal ferdigstilles før jul, kampanjer skal spilles inn mens lyset ennå er brukbart, og flere team deler de samme diskene. Det er en dårlig kombinasjon med en backuprutine som aldri er skrevet ned.
Jeg har sett det gjentatte ganger: rutinen finnes i hodet til én person, og den personen har fri akkurat den uken noe går galt. En kort, skriftlig prosedyre koster en ettermiddag, og den gjør at hvem som helst i teamet kan ta over.
Bruk de neste ukene til en gjennomgang. Se på hvor opptakene faktisk havner første gang, hvor mange kopier som finnes, og hvem som har ansvar for hva. Svarene er ofte mer overraskende enn man tror, og de gir deg en ærlig utgangsposisjon før travle måneder.
Flere medier, ikke bare flere kopier
To kopier på samme disk er én kopi. Poenget med backup er at feil på ett medium ikke tar med seg alle de andre. Derfor snakker vi om ulike medier: en arbeidsdisk, en separat sikkerhetsdisk og en tredje kopi som oppbevares et annet sted enn de to første.
Det trenger ikke være dyrt. For et lite team kan det bety to eksterne disker og en kopi som tas med hjem eller legges i et brannsikkert skap i et annet rom. Det viktigste er at mediene er uavhengige av hverandre, også når det gjelder strøm og tilkobling.
Skriv også ned hvilket medium som er originalen. Kamerakort skal ikke formateres før minst to kopier er kontrollert. Mange datatap oppstår nettopp i det øyeblikket noen tror at jobben er gjort, og fjerner kilden for tidlig.
- Minst tre kopier av materiale du ikke kan filme på nytt
- Minst to ulike typer medier
- Én kopi lagret et annet sted enn de andre
- Kortet formateres først etter kontroll av begge kopiene
Kontroll: en kopi du ikke har testet, er en antakelse
En backup som aldri er åpnet, vet du ikke noe om. Filer kan bli kopiert delvis, disker kan feile i det stille, og mapper kan mangle uten at noen merker det før klipperen leter etter en bestemt scene.
Gjør kontrollen til en fast del av kopieringen. Sammenlign antall filer og total størrelse mellom kilde og kopi, og bruk gjerne et verktøy som beregner kontrollsummer, slik at du får bekreftet at innholdet er identisk og ikke bare at filene har riktig navn.
Sett i tillegg av tid til stikkprøver. Åpne noen klipp fra hver kopi og spill dem av fra start til slutt. Det tar få minutter, og det avdekker feil som ingen oversikt over filnavn vil vise. Noter resultatet i loggen, så du kan etterprøve det senere.
En enkel månedsrytme for høst og vinter
Rutiner holder best når de er knyttet til faste tidspunkt. Etter hver innspillingsdag kopieres og kontrolleres materialet. Hver fredag går du gjennom hvilke prosjekter som har fått nye filer, og sikrer at alle tre kopiene er oppdatert.
En gang i måneden gjør du en større test: velg et avsluttet prosjekt, hent det fra sikkerhetsdisken og åpne det i klippeprogrammet. Fungerer det uten at du må lete etter manglende medier, vet du at kjeden holder.
Disker har en begrenset levetid, og de eldste bør byttes ut før de svikter. Noter innkjøpsår på hver disk med en etikett, og planlegg utskifting med god margin. Kulde og fukt på vei til og fra opptak i vinterhalvåret er heller ikke gode venner av elektronikk, så la utstyret tilpasse seg romtemperatur før du kobler det til.
- Etter hver dag: kopier og kontroller
- Hver uke: oppdater og se over alle prosjekter
- Hver måned: hent ut et prosjekt og åpne det
- Hvert år: vurder hvilke disker som skal byttes
Hva rutinene ikke kan love
Ingen backupordning gir full garanti. Brann, tyveri, strømstøt og menneskelige feil kan ramme flere medier samtidig, og skjulte feil kan ligge i materialet lenge før de oppdages. Målet er å gjøre risikoen så liten og så håndterbar som mulig, ikke å love at ingenting kan skje.
Derfor er det viktig å skille mellom det som må kunne gjenskapes og det som er midlertidig. Rushfiler og råmateriale fra en engangshendelse fortjener flere kopier enn mellomrender som lett lages på nytt.
Vær også ærlig om kostnadene. Flere medier koster penger og tid, og du må selv avgjøre hva som står i forhold til verdien av prosjektet. En kort samtale i teamet om hva som ikke tåler å gå tapt, er et bedre utgangspunkt enn en dyr løsning ingen følger.
Slik kommer du i gang denne uken
Start smått. Tegn opp på ett ark hvor materialet ditt ligger i dag, og marker hvilke prosjekter som kun finnes på ett sted. Disse tar du først, før du bygger noe nytt.
Velg deretter ett fast tidspunkt for kopiering og kontroll, og ett navn som har ansvar. Hvis ansvaret er delt på alle, er det i praksis ingens. Skriv rutinen på én side og legg den der teamet finner den.
Gjennomfør til slutt en prøvegjenoppretting av ett lite prosjekt. Da ser du hvor rutinen sprekker mens det fortsatt er enkelt å rette opp. I kurset går vi gjennom nettopp dette trinn for trinn, med maler du kan ta i bruk med en gang.
- Kartlegg hvor hvert prosjekt ligger i dag
- Utpek én ansvarlig og ett fast tidspunkt
- Skriv rutinen på én side
- Test gjenoppretting av ett lite prosjekt
Backup handler mindre om utstyr og mer om vaner. Med flere uavhengige medier, kontroll av hver kopi og en fast rytme gjennom høsten står du mye sterkere når de travleste ukene kommer. Du kan ikke fjerne all risiko, men du kan sørge for at ett uhell ikke tar hele prosjektet med seg. Begynn med det viktigste materialet denne uken.